Vous n'avez pas besoin d'un numéro d'entreprise pour remettre un colis personnel à un transporteur vers les États-Unis. Vous en avez besoin dès que vous expédiez commercialement : la facture commerciale et les formulaires douaniers demandent un identifiant fiscal, et c'est le numéro d'entreprise de l'ARC (9 chiffres) qui joue ce rôle au Canada. Pour les marchandises commerciales qui traversent la frontière, c'est plus précisément le compte de programme importation-exportation (le suffixe RM) qui vous identifie auprès de l'ASFC. L'obtention d'un numéro d'entreprise auprès de l'ARC est gratuite. Votre cas dépend de votre structure et de qui est désigné importateur officiel : validez avec l'ARC ou un courtier en douane.
Le numéro d'entreprise, c'est quoi exactement ?
Le numéro d'entreprise (NE) est un identifiant à 9 chiffres attribué par l'Agence du revenu du Canada. Il identifie votre entreprise auprès des programmes fédéraux, et de plusieurs programmes provinciaux et municipaux. À lui seul, il ne fait rien : ce sont les comptes de programme qui y sont rattachés qui déterminent ce que vous pouvez faire. Chaque compte de programme ajoute un suffixe de 6 caractères au numéro à 9 chiffres, sous la forme de deux lettres suivies de quatre chiffres.
| Compte de programme | Suffixe | Ce qu’il couvre |
|---|---|---|
| TPS/TVH | RT | Percevoir et remettre la TPS/TVH |
| Retenues sur la paie | RP | Déductions à la source pour les employés |
| Impôt des sociétés | RC | Impôt sur le revenu d'une société constituée |
| Importation-exportation | RM | Marchandises commerciales qui traversent la frontière |
C'est la dernière ligne qui intéresse un expéditeur. Le compte RM est celui que l'Agence des services frontaliers du Canada associe à l'activité commerciale d'importation et d'exportation. Un NE sans compte RM sert à votre comptabilité, pas à vos douanes.
Avez-vous vraiment besoin du vôtre ?
La ligne de partage n'est pas la valeur du colis ni sa destination : c'est de savoir si l'envoi est commercial. Un cadeau envoyé à de la famille n'est pas une importation commerciale. Des marchandises vendues par une entreprise enregistrée le sont, même s'il s'agit d'un seul article à 30 $.
| Ce que vous expédiez | Numéro d’entreprise requis ? |
|---|---|
| Un cadeau personnel à de la famille aux États-Unis | Non : ce n'est pas une importation commerciale |
| Une vente occasionnelle, sans entreprise enregistrée | Généralement non, mais la facture doit tout de même décrire et évaluer le contenu |
| Des marchandises vendues par une entreprise canadienne enregistrée | Oui : vous expédiez commercialement |
| Des marchandises que vous importez au Canada pour revente | Oui, avec un compte RM, et une inscription au portail de l’ASFC |
| Un retour vers un fournisseur américain | Cela dépend de qui est désigné importateur officiel |
Ceci est de l'information générale, pas un avis fiscal ou douanier. Les exigences de l'ARC et de l'ASFC évoluent et dépendent de votre structure d'entreprise, de ce que vous vendez et de qui est désigné importateur officiel. Validez votre situation auprès de l'ARC, de l'ASFC ou d'un courtier en douane agréé avant de vous y fier. Les champs d'identifiant fiscal réellement exigés par chaque transporteur s'affichent à l'étape du tarif et de l'étiquette.
Exporter et importer ne demandent pas la même chose
C'est la confusion la plus fréquente. Le compte RM couvre les deux sens, mais le poids administratif n'est pas le même. Importer au Canada est le sens lourd : l'ASFC veut un importateur identifié, inscrit et comptable des droits et taxes. Exporter vers les États-Unis est plus léger côté canadien, parce que le pays qui perçoit les droits est celui d'arrivée, pas celui de départ.
- Vers les États-Unis : la douane américaine s'intéresse d'abord à l'importateur officiel, qui est le plus souvent votre client américain. Votre rôle est de fournir une facture commerciale exacte.
- Vers le Canada : l'ASFC s'intéresse à vous. C'est là que le compte RM et l'inscription au portail deviennent incontournables plutôt que souhaitables.
- Dans les deux sens : un numéro manquant ou erroné sur la facture est une cause classique de retenue en douane, et la retenue coûte plus cher en délai qu’en frais.
Et du côté américain, on vous demande quoi ?
Votre numéro d'entreprise canadien est un identifiant canadien : il ne remplace pas un identifiant américain. Dans le montage habituel d'une PME canadienne qui vend en ligne, votre client américain est l'importateur officiel et fournit sa propre identité au moment du dédouanement. Vous restez l'exportateur, et votre NE apparaît comme identifiant de l'expéditeur.
Cela change si vous choisissez d'assumer les droits et taxes à la place du destinataire, ce que les transporteurs appellent souvent DDP ou frais payés. Vous devenez alors la partie qui paie, et selon la nature de vos envois vous pourriez avoir besoin d'un identifiant américain ou d'un courtier qui agit pour vous. C'est le moment de parler à un courtier plutôt que de deviner.
Un point de contexte qui a changé récemment : depuis la suspension de l'exemption de minimis américaine, davantage d'envois commerciaux vers les États-Unis passent par une entrée douanière en bonne et due forme. Concrètement, les champs d'identité de vos documents sont lus plus souvent qu'avant. Un dossier propre vaut plus cher qu'il n'en valait il y a un an.
Où le numéro apparaît sur vos documents d'expédition
Vous ne saisissez pas votre numéro d'entreprise à chaque envoi. Il se configure une fois dans votre profil d'expédition, puis il se reporte automatiquement sur les documents qui en ont besoin.
| Document | Ce qui y figure |
|---|---|
| Facture commerciale | Expéditeur, destinataire, importateur officiel, identifiants fiscaux, description, valeur, code SH, origine |
| Déclaration douanière (envois postaux) | Description, valeur, origine, et identifiant de l’expéditeur lorsque commercial |
| Profil d’expéditeur | Numéro d'entreprise et numéro de TPS/TVH, saisis une seule fois |
Chez MesColis, le numéro d'entreprise et le numéro de TPS/TVH se saisissent dans les paramètres de facturation et alimentent ensuite vos factures et vos documents douaniers. Nous ne sommes pas le seul outil qui fait cela, et nous ne prétendons pas être le moins cher sur tous les trajets : ce que nous faisons, c'est vous montrer côte à côte les tarifs de Postes Canada, Purolator, UPS, FedEx et d'autres pour le même colis, avec les dates d'arrivée réelles, pour que la comparaison remplace la supposition.
Questions fréquentes
Combien coûte un numéro d'entreprise ?
L'inscription auprès de l'ARC est gratuite, y compris l'ajout de comptes de programme comme le compte importation-exportation RM. Méfiez-vous des services qui facturent uniquement pour remplir la demande à votre place.
J'ai un numéro de TPS/TVH. Est-ce la même chose ?
En partie. Votre numéro de TPS/TVH est bâti sur le même numéro d'entreprise à 9 chiffres, avec le suffixe RT. Vous avez donc déjà un NE. Ce que vous n'avez pas nécessairement, c'est le compte de programme RM pour l'importation-exportation, qui s'ajoute séparément.
Puis-je expédier commercialement avant d'avoir mon numéro ?
Un transporteur acceptera physiquement votre colis, mais ce n'est pas la bonne question : le risque se matérialise au dédouanement, pas au comptoir. Comme le traitement d'une demande prend du temps, faites-en la demande avant votre première saison chargée plutôt qu'au moment où un envoi est déjà retenu.